Regler för hyra av lokal vid Campus Gotland

Universitetet hyr ut en stor del av sina föreläsningssalar och grupprum under Almedalsveckan. För att veckan ska bli en positiv upplevelse för alla som har verksamhet i universitetets lokaler har vi tagit fram nedanstående regler.

Klicka på var och en av länkarna nedan för att läsa specifikt om något eller skrolla nedåt för att läsa allt.

  1. Allmänna regler för hyra av lokaler
  2. Om bokningen
  3. Om avbokning
  4. Betalning
  5. Utrustning och möblering
  6. Tillstånd för Allmän sammankomst
  7. Internetuppkoppling, trådlöst nät
  8. Ljud och ljus
  9. Mat och dryck
  10. Skyltning
  11. Kopiering och tryck
  12. Säkerhet
  13. Brandskydd

Allmänna regler för hyra av lokaler

Universitetets lokaler görs tillgängliga för att främja demokratisk utveckling och fri opinionsbildning. Lokalerna kan hyras av organisationer, myndigheter och andra som i lokalerna avser att bedriva opinionsbildning, kunskapsspridning och debatt.
Universitetet förbehåller sig rätten att neka en hyresgäst om det kan befaras att säkerheten för arrangemangets deltagare eller andra som vistas i lokalerna inte kan garanteras. Universitetet kommer även att neka hyresgäster som tidigare år inte följt våra regler eller på annat sätt vållat skada på person eller egendom. Universitetet förbehåller sig även rätten att neka hyresgäst som inte sökt tillstånd enligt de regler som gäller för Allmän sammankomst.

Uthyrning i andra hand är inte tillåten. Om bokning sker via ombud ska denne på begäran kunna presentera fullmakt och faktureringsuppgifter för organisationen som står för aktiviteten. Fakturan skickas alltid till den som ansvarar för aktiviteten och kan med andra ord ej betalas av ombud.

I universitetets lokaler får inte förekomma:

  • Framförande av åsikter eller tillgängliggörande av material som strider mot svensk lag (t ex hets mot folkgrupp)
  • Försäljning av varor och tjänster
  • Verksamhet som stör andra seminariearrangörers verksamhet eller den allmänna ordningen.

Den tid ni bokat är den tid ni har tillgång till salen. Det går alltså inte att använda salen före eller efter den bokade tiden. Vi ber er att visa hänsyn till övriga hyresgäster genom att respektera hyrestiderna.
Uppsala universitet tar inget ansvar för problem som orsakats av andra hyresgäster. Om sådana situationer skulle uppkomma är det en fråga för hyresgästerna att lösa på egen hand. Uppsala universitet lämnar däremot ut kontaktuppgifter vid behov.

Bokningen

Bokningsförfrågan som inkommit på annat sätt än genom bokningsformuläret på Campus Gotlands webbplats kommer inte att beaktas.

Den bokade tiden ska inrymma både förberedelser och undanplockning. För ett seminarium på en timme så ska alltså två timmar bokas för att möjliggöra 30 minuters för- och 30 minuters efterarbete.

Minsta tid per hyrestillfälle är två timmar.  Start- och sluttid kan endast planeras in på hel timme.

Inkomna bokningsförfrågningar behandlas i den ordning de kommit in. Inga undantag görs.

I de fall lokal enligt förfrågan inte kan tillhandahållas kommer besked om detta att lämnas, eventuellt tillsammans med erbjudande om andra lediga lokaler. I det bokningserbjudande som skickas ut finns alltid det bästa alternativ vi kan erbjuda baserat på era önskemål.

Reserverad lokal bekräftas genom länk som du hittar på sista sidan i bokningserbjudandet. Du måste svara på bekräftelsen inom två veckor från det att erbjudandet skickats ut. Bekräftad bokning är bindande.

Avbokning

Bekräftad bokning är bindande. Om avbokning sker före den 15 maj försöker vi hitta en ny hyresgäst. Lyckas detta återbetalas hyran. Vid avbokningar senare än den 15 maj debiteras alltid full hyra.

I bokningserbjudandet finns en länk för automatisk avbokning som kan användas om avbokning önskas av icke bekräftad bokning.

Betalning

Betalning sker mot faktura. Vid betalning senare än 30 dagar från fakturadatum debiteras dröjsmålsränta enligt räntelagen.

Utrustning och möblering

I bokningserbjudandet finns information om salsbenämning, antal platser i salen och vilken utrustning som ingår.

Alla våra salar hyrs ut standardmöblerade. Bilder på våra salar finns på vår webbplats.

Vi har ingen möjlighet att tillmötesgå önskemål om ändrad möblering, ståbord eller liknande. Däremot är hyresgästen välkommen att själv möblera om under förutsättning att inga utrymningsvägar blockeras och att all möblering är återställd när den bokade tiden går ut. Salen B24 får däremot inte möbleras om.

Ingen effektkrävande elutrustning får användas. Om så sker finns en risk att säkringarna går och de kan inte återställas skyndsamt. Detta kan även drabba hyresgäster i anslutande lokaler.

Hyrda lokaler ska återställas innan bokade tiden går ut. Möbleringen ska vara återställd, material och skräp undanplockat och whiteboard ska vara suddad.

Tillstånd för Allmän sammankomst

Enligt ordningslagen krävs det tillstånd för att samla människor till ett arrangemang som inte är privat. Tillstånd för Allmän sammankomst söks hos Polismyndigheten.

I första hand är du som anordnare ansvarig för säkerheten, det vill säga att det råder god ordning vid sammankomsten. Polisen kan besluta om särskilda villkor som du måste följa. Polisen kan också besluta om vilka polisresurser som behövs för arrangemanget.

Polistillstånd ska på begäran kunna uppvisas.

Angående internetuppkoppling

Internetuppkoppling ingår inte i hyran. I regel finns det trådlösa nätverket UU-guest tillgängligt i lokalerna men ingen garanti ges för varken kapacitet eller täckning.

Om hyresgästen har för avsikt att direktsända (strömma) evenemanget via Internet ska detta anges i formuläret i bokningsförfrågan. Villkor för fast nätverk i samband med direktsändning:

  • Erbjudande av fasta nätverksuttag i hyrd sal sker i mån av tillgång.
  • Ingen garanti ges för kapaciteten i det fasta nätverket.
  • Hyresgästen förbinder sig att endast koppla in utrustning avsedd för direktsändning i dessa uttag.
  • Varken switch, hub, router eller accesspunkt får anslutas till uttagen.
  • Hyresgästen ansvarar för att erforderlig utrustning och tjänster för direktsändning finns tillgängligt.
  • Hyresgästen måste meddela MAC-adress för utrustning som behöver kopplas in uttagen till helpdesk@campusgotland.uu.se, senast vecka 25.
  • Teknisk support ges enbart på anslutningen till uttaget och dess nätverksförbindelse.

Ljud och ljus

Våra lokaler används för undervisning och kräver normalt sett inte extra ljud och ljus. Under Almedalsveckan kan det dock finnas behov av bl a ljudutrustning.

PA-tjänster kan beställas genom de företag som anges på Almedalsveckans officiella webbplats.

Salarna E22, E31, B25+B27 och B51 är försedda med hörslinga. Ljud från tillhörande mikrofoner samt utrustning som kopplas in via HDMI (adapter finns) och/eller så finns en möjlighet att koppla in ljud via analog ljudingång (3,5 mm-plugg).

Salarna B11, B14, B15, B22, B23, B24, B26, D22, D23, D24, E30, E35 och F14 är salar där bärbar dator kan anslutas via HDMI (adapter finns) och det finns också en möjlighet att koppla in ljud via analog ljudingång (3,5 mm-plugg).

Mat och dryck

I våra lokaler finns restaurang Maltfabriken. Från dem är ni välkomna att beställa vatten, kaffe, smörgåsar, luncher eller annan mat och dryck både för leverans till er bokade sal, för catering eller för förtäring i restaurangen. I salarna B23, B24 samt D24 tillåts inte mat och dryck.

Utanför sal E22 ligger Café Foajé som bl a erbjuder kaffe, the, bakverk och lättare luncher.

Ingen egen beredning av mat eller dryck får ske i våra lokaler.

Skyltning

Affischering och uppställning av roll-ups är endast tillåten i direkt anslutning till den hyrda lokalen. Dessa får dock inte placeras så att de försvårar framkomlighet eller blockerar utrymningsvägar och brandredskap.

De får heller inte fästas på sådant sätt som lämnar spår på eller skadar den yta där affischeringen sker.

Säkerhet

Om arrangemanget bedöms kunna äventyra säkerhet och ordning i universitetets lokaler kommer väktare att tas in. Kostnaden för väktare kommer att debiteras hyresgäst.

Bedömningen görs av Säkerhetsavdelningen vid Uppsala universitet och kan inte överklagas. Hyresgästen äger rätt att avboka utan kostnad inom två veckor från det datum säkerhetsavdelningen meddelat beslutet per e-post.

Brandskydd

Som förhyrare av Uppsala universitets lokaler är ni ansvariga att informera besökare vid ert arrangemang hur de ska agera vid brand eller annan fara.

Detta ansvar fullgörs genom att som inledning på varje seminarium visa den PowerPoint som bifogades bokningserbjudandet. Det är situationen och din förmåga som styr i vilken ordning du ska genomföra åtgärderna nedan.

Vid brand agera enligt RÄDDA – VARNA – LARMA – SLÄCK – UTRYM

  • Rädda personer som är i fara
  • Varna andra som befinner sig i fara genom att utlösa utrymningslarm/brandlarm
  • Larma SOS alarm (00) 112. Tala om vem du är och var du ringer ifrån. Salsnummer står på eller vid alla dörrar. Berätta vad som hänt.
  • Släck branden! Om du inte kan släcka kan du begränsa branden och rökspridning genom att stänga dörrar och fönster. Utsätt dig inte för onödiga risker. Släckutrustning finns på varje våningsplan.
  • Utrym via närmaste utgång (eller nödutgång om det krävs). Utrym genom närmaste trapphus, om de är blockerade använd närmaste nödutgång. Använd trapporna – aldrig hissen! Gå till respektive återsamlingsplats (se nedan).

Utrymningsplaner

Utrymningsplaner finns på varje våningsplan i universitetets lokaler. Dessa bör man som hyresgäst/personal/student vara väl förtrogen med.

Tänk särskilt på

  • Att handikappade kan behöva extra hjälp vid utrymning
  • Att inte använda hissarna
  • Använd bara nödutgång om normal utrymningsväg är blockerad

Larmtyper och återsamlingsplatser vid Campus Gotland

Byggnad Larmtyper Återsamlingsplats
A- och B-huset Ringande klockor Cramérgatan
C-huset Ringande klockor Kallbadhusets p-plats
D-huset Ringande klockor Kallbadhusets p-plats
E-huset Talande larm Almedalen
F-huset Korta stötvisa signaler Hamnen framför byggnaden

Återsamlingsplatser

Viktiga telefonnummer

SOS alarm: 112
Uppsala universitets larmnummer: 018 - 471 25 00 (dygnet runt)
Akutmottagningen, Visby lasarett: 0498 - 26 81 50